近年來，以無紙化會議管理為突破開展創(chuàng)新實踐，大力推進節(jié)約型機關(guān)創(chuàng)建工作，取得良好成效。

一、把握“無紙化”的本質(zhì)——科技創(chuàng)新

        科技賦能會議管理。辦公室積極推動遠程視頻、移動互聯(lián)、云技術(shù)等科技創(chuàng)新成果的合理應用，開發(fā)集成化的會議管理系統(tǒng)，初步實現(xiàn)將會議管理從線下轉(zhuǎn)至線上。
 
        如會前的議題收集、通知發(fā)送、文件流轉(zhuǎn)等工作，由原來的郵件辦理、紙質(zhì)文件報送改為會議系統(tǒng)統(tǒng)一處理；會中的文件瀏覽、批注由原來的紙質(zhì)材料改為電子材料；會后的歸檔、查詢、統(tǒng)計等工作，由原來的紙面處理改為電子化操作，督辦工作則由原來的填報Excel表格方式改為線上分發(fā)、催辦、匯總、統(tǒng)計。
 
        結(jié)合實際分步實施。在推動無紙化會議管理過程中，堅持創(chuàng)新與務實相結(jié)合，分步推進。辦公室注重理念倡導，引導下屬單位根據(jù)各自管理特點和個性化需求，有重點地進行創(chuàng)新。
 
 
二、扭住“無紙化”的目標——降本增效
 
        大幅下降會議成本。粗略估算，推行無紙化會議后，能夠幫助公司每年節(jié)省的紙張數(shù)量約200萬張以上，較好地貫徹了綠色環(huán)保節(jié)能的要求。
 
        大幅提升管理效率。電子材料替代紙質(zhì)材料后，許多原本繁雜的工作都得到了簡化，避免了材料準備多放、漏放、順序錯亂等問題；遇到材料內(nèi)容出錯等突發(fā)情況，短時間即可完成線上替換，免去收回材料和重新打印裝訂、分送材料的過程，簡化了操作流程，減輕了辦會負擔。會議管理系統(tǒng)上線運行后，會議通知、材料查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、督查督辦、電子歸檔等工作均可在線上完成，原本工作量巨大的統(tǒng)計檢索均可一鍵實現(xiàn)，會議管理更加規(guī)范便捷，效率得到大幅提升。
 
        用戶體驗顯著改善。無紙化會議的推廣過程中，參會人員的體驗是最為關(guān)鍵的，最大的挑戰(zhàn)也是來自參會人員閱讀習慣的改變。
 
        面對這一情況，辦公室采取穩(wěn)步推進的策略，設置過渡期，針對全集團工作會議等重要會議，開始階段采取紙質(zhì)材料和電子材料并行的方式，既為會議系統(tǒng)試運行期間可能出現(xiàn)的不穩(wěn)定上了保險，又照顧了閱讀習慣，待參會人員習慣使用電子材料后再逐步取消紙質(zhì)材料。
 
        同時，優(yōu)化會議管理系統(tǒng)的操作方式，在翻閱材料功能上做一些便捷性創(chuàng)新，豐富人性化功能，提升系統(tǒng)使用體驗；加強對參會人員的輔導培訓，幫助盡快適應并建立新的閱讀習慣。
 
        從實踐來看，經(jīng)過一段適應期，參會人員普遍接受電子化方式閱讀會議材料，會議管理系統(tǒng)的便捷性也得到了廣泛認可。
 
三、堅守“無紙化”的底線——安全可控
 
        確保無紙化會議安全可靠。辦公室在推行無紙化會議過程中，始終堅守安全底線，只要發(fā)現(xiàn)安全關(guān)過不了的，寧可放慢一些速度、放棄一些便捷。如，嚴格執(zhí)行保密工作有關(guān)要求，對于涉密的議題內(nèi)容繼續(xù)使用紙質(zhì)材料。保密要求高的會議如黨委會等采取紙質(zhì)材料和電子材料并行的方案。
 
        確保會議管理系統(tǒng)安全可控。辦公室在推動系統(tǒng)建設過程中，在保障應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全可控上進行了積極探索。會議管理系統(tǒng)的各個模塊在建設時通過評估內(nèi)外網(wǎng)應用、所支持會議的重要級別程度等特點，合理設計和實施安全管控措施。
 
        尤其是對可通過互聯(lián)網(wǎng)訪問的功能模塊，利用多種技術(shù)手段從終端應用、網(wǎng)絡傳輸、后臺服務各個環(huán)節(jié)做好技術(shù)加固，最大程度地防范黑客入侵、數(shù)據(jù)泄露等風險。比如，限制電子材料下載，并增加有姓名或編號的頁面水印，防止參會代表拍照轉(zhuǎn)發(fā)；控制權(quán)限，參會代表只能看到所涉議題的材料，不同層級領(lǐng)導設置不同的查閱權(quán)限，有關(guān)部門查閱材料須經(jīng)領(lǐng)導審批同意；對電子材料采取加密傳輸、網(wǎng)絡分區(qū)等管控措施。